しおみん（ @mark4033 )企画屋です。職業柄、仕事の効率化については徹底的に考えたりします。今回は、仕事の効率化について、８つのポイントに絞ってお伝えしたいと思います。
頭を使う仕事は午前中に終わらす。
私のワークスタイルでは頭の使う重要な仕事は、ほぼ午前中で終わらすということを念頭に置いて、タイムスケジュールを組んでいます。多少午後からも仕事をすることがありますが、午後からやる仕事は、ほぼルーティングワーク等に当てております。基本、朝は6時までに起床し、昼12時ぐらいまでが基本のワークタイムとしております。そうすることで、一日の効率が抜群にあがることは、何度も経験していることですので、このワークスタイルを貫いていきたいと考えております。早起きに関しては、下記にまとめてあります。
TODO リストは、一ケ所にまとめ、朝一で確認する
過去、何度もTODOリストのある場所を変更していました。今まではバラバラでかなりの効率が悪い方法をとっていました。今、落ち着いたのは、GoogleのカレンダーについているTO DOリストを活用しています。別に違うTODOリストでも良いと思いますが、重要なのは1ケ所にまとめるということです。GoogleカレンダーのTODOであれば、スマホのアプリとも連携しているので、大変便利かと思っております。GoogleのTODOアプリは、下記です。
整理整頓清掃をしておく
仕事を効率化にするために、やっておくべきことの３つ目、整理整頓をきっちりやるということです。必要な書類や情報は整理整頓しておく必要があります。
当然ながら、意識的に綺麗に保とうとしない限り、ワークスペースは散らかっていく可能性が高いです。意識して、机の上には何もおかないというように整理整頓しておく必要があります。
また、仕事が終わると机の上には何もおかないなどのルールを決めることが、効率的な仕事の第一歩ではないかと考えたりします。
マイクロファイバーなどがあれば、掃除をする際、何かと便利ですよ。
苦手なことが得意な人に頼む
仕事効率する上でも、４つ目の重要な視点は、苦手なことは人に頼むという視点かと思います。というのも、あなたが10分かかることを得意な人は5分で済ませたりします。そうなると、あなたの10分が別の仕事に使え、全体的な効率が上がったりします。自分が苦手だと思うような仕事、もしくは自分がやらなくてもいい仕事は、ドンドン外注して得意な人にお願いしてみるのが良いと思います。
仕事は完璧を目指さない
例えば、仕事全体の完成度が全体で100としましょう。実は50位の力で95%の仕事の完成度になります。が、その上であと残りの5%を完璧なものにしようとすると、残りの50%の力を注ぎ込まなくてはいけないのです。経験値から、その辺は何度も経験しておりますが、多くの場合、残りの５％が重要なわけではありません。完璧にこだわって物事を先送りにするぐらいならば、95%のものをどんどん排出するというような意識で、アウトプットしていく方が絶対ｍに効率が良いはずです。
効果的に休息を入れる
効率よく仕事をする６つ目は休息の話です。ポイントとしては疲れ切ってしまう前にこまめに休息を取るということ。会社の中などで自分のペースで仕事ができない場合も多々あると思うができるだけ自分の身体の中からの声を聞きながら、休息を入れるのが良いんではないかと思ったりします。有名なところではポモドーロというのがあり、過去に詳しく書いた記事があったので、参考にしてみてください。
メールやSNSの受信通所をオフにする
作業中にピコピコなるメール通知やSNSの通知が非常に私が作業している間になると厄介なものと感じております。ピコピコが気になって仕方ないという状況になってしまっても、大概のその通知は、重要なことではないことが多いではないでしょうか。そういったときにはメールやSNSの事受信通知をオフにすると良いと思います。実際問題、私の場合、LINEの受信通知をオフにした途端に、作業効率がぐっと上がりました。具体的にiPhoneであれば、
「設定」→「通知」→「（該当アプリ）の通知をオフ」
でOK‼ですので、余分は通知機能はオフにしておきましょう。
部屋の温度や質度にこだわる
最後は、温度や湿度のお話です。実は、仕事の生産性と部屋の温度、湿度は重要な関係となっているそうです。
例えば、部屋の温度は20度にした場合より25度にするとタイピングミスが減ったという調査データもあるらしいです。また湿度に関しても夏は40％〜55%、冬は45%〜60%程度に保つのが理想だそうです。これは、あくまで基本的なことですので、個人差があるでしょうから、色々な加湿器などで、調整していくのが良いかも知れません。
いかがでしたでしょうか。仕事を効率化する方法は、まだまだありそうですので、また、気がついたことがあれば、加筆、修正していきたいと思います。
あ、あと、ブログを書く時の効率化は、下記も参考ください。
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このブログは、50代の「しおみん＠トラベルワーカー」が「旅をしながら仕事する」ためのノウハウを提供していくためのブログ。
まずは、こちらの記事をご覧ください。
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